amo crm s2
внедрение срм

Чек-лист для внедрения CRM

1 этап

Первичная настройка системы

Регистрация

Зайдите на сайт CRM и зарегистрируйте аккаунт на корпоративный ящик и номер телефона: так смена сотрудников не повлияет на доступ к системе.

Настройте роли сотрудников и группы доступов

Проанализируйте, какие отделы нужно добавить в CRM.

Составьте список сотрудников и разделите между ними роли: менеджер, руководитель отдела, администратор и т.д.

Ограничьте права на добавление, редактирование, удаление или экспорт информации о клиентах, сделках и организациях.

Создайте группы видимости информации. Например, кто может видеть в отчётах общую сумму, а кто – только свои сделки.

Добавьте сотрудников в CRM

Создайте список пользователей, которые будут работать в CRM.

Отправьте приглашения присоединиться на их корпоративные адреса.

Поставьте им задачу заполнить свой профиль: фото, контактные данные, должность. Добавьте дедлайн – один рабочий день. Предупредите о необходимости создания надёжного пароля или выдайте индивидуальные.

Настройте дополнительные поля в карточках контакта, организации и сделки

Отнеситесь к настройке внимательно – от неё зависит, насколько удобно вам будет работать. Если не настроить все необходимые поля – то спустя несколько месяцев вы получите хаотичную базу данных, которые невозможно анализировать.

Проанализируйте системные поля в карточках контакта, организации и сделки. Определите, каких полей не хватает для работы в вашем бизнесе.

Например, для контакта можно добавить день рождения или должность, в организацию – количество сотрудников, а в сделку – дату заключения договора или номер заказа.

Продумайте, какие данные в какую карточку (контакт, организация, сделка) записать, чтобы они дополняли, но не дублировали друг друга.

Укажите верный тип поля: текст, числовое знание, денежное значение и т.д. Это поможет при генерации отчётов.

Задайте обязательные поля, чтобы менеджеры не смогли создать сделку, не заполнив их.

Создайте воронки продаж

Проанализируйте бизнес-процессы в компании и определите, сколько этапов необходимо для закрытия сделки.

Например: Новая заявка – Звонок (квалификация) – Выслано предложение – Договор на рассмотрении – Реализация проекта – Проект сдан – Отказ

Назовите этапы простыми словами. Менеджер не должен гадать, когда и куда двигать сделку.

Создайте необходимое оптимальное количество воронок для вашей компании. Не нужно создавать отдельную воронку для каждого продукта или направления. Воронка нужна , если процесс продаж существенно отличается в зависимости от продукта.

Настройте воронки для работы с клиентами по повторным продажам, реанимации отказавшихся клиентов и отложенных клиентов.

Пропишите процессы, которые можно автоматизировать: постановку менеджеру задачи после созвона, отправку письма с КП, звонок при долгом ответе клиента.

Помните, вы всегда сможете отредактировать воронки :)
2 этап

Подключите источники заявок

Скорость обработки заявок – одно из основных преимуществ CRM. Для этого все данные должны мгновенно передаваться в систему.

Сайт и лендинги

Подключите формы заявок на сайте к CRM и убедитесь, что передача данных происходит мгновенно.

Подключите виджеты обратного звонка, чаты и ловцы лидов к CRM.

Создайте тестовые заявки и проверьте, что в CRM системе создается контакт и сделка в нужной воронке.

Обеспечьте передачу UTM меток в CRM для аналитики рекламных каналов
Телефония

Выберите способ телефонии: софтфон, IP-телефон, мобильный телефон.

Посмотрите варианты готовых интеграций CRM и телефонии.

Выберите один из операторов АТС.

Если у вас уже есть действующие номера, подключите их к АТС.

Подключите ATC к CRM.

Заведите сотрудников в АТС, при необходимости – разделите их на группы.

Настройте соответствие сотрудников между АТС и CRM. Для удобства заводите сотрудников с фамилией и именем.

Настройте сценарии работы АТС в рабочее и нерабочее время.

Настройте голосовое приветствие, музыку ожидания и автоответчик.

Настройте распределение звонков между менеджерами. Например, если звонит известный клиент, то попадает сразу на своего менеджера.

Настройте сценарии создания сделок и контактов от новых и действующих клиентов.

Настройте сценарии переадресации, если ответственный менеджер не отвечает или занят.

Настройте задачу при пропущенном звонке от клиента.

Протестируйте интеграцию и работу всех созданных сценариев: звонок проходит в CRM мгновенно, создаётся или открывается карточка клиента или сделки, запись разговора автоматически подтягивается в карточку.

Для большого потока входящих настройте колл-трекинг для отслеживания рекламного канала.

Зайдите на сайт CRM и зарегистрируйте аккаунт на корпоративный ящик и номер телефона: так смена сотрудников не повлияет на доступ к системе.
Почта

Подключите почту каждого сотрудника или общую почту, с которой работают все менеджеры, к CRM системе.

Настройте подписи каждому менеджеру.

Настройте шаблоны для регулярных писем.

Настройте треккинг с отслеживанием открытия письма или клика по ссылкам.

Настройте автоматическую задачу на звонок при открытии клиентом письма.

Настройте автоматические письма от менеджеров при переходе сделки на новый этап воронки.

Социальные сети и мессенджеры

Подключите корпоративные группы социальных сетей к CRM.

Протестируйте, что входящие сообщения из социальных сетей попадают в CRM.

Отвечайте клиентам прямо из CRM системы.

Подключите лид формы социальных сетей к CRM и создайте тестовые заявки из социальных сетей, чтобы проверить работу интеграции.

Настройте и подключите чат-боты мессенджеров Viber, Telegram, WhatsApp, Skype, WeChat.
3 этап

Автоматизируйте задачи и воронку продаж

Автоматизируйте задачи сотрудникам

Создайте условия, в которых невозможно создать сделку без задачи. Так ни одна сделка не будет простаивать, а менеджер всегда увидит свой следующий шаг.

Создайте автоматизацию на входящую заявку/новую сделку: позвонить клиенту, отправить письмо.

На каждом этапе воронки создайте задачу: отправить КП, отправить договор, передать проект в работу.

Настройте точки контроля для руководителя, если сделка находится на этапе дольше положенного время.Скорость обработки заявок – одно из основных преимуществ CRM. Для этого все данные должны мгновенно передаваться в систему.

Настройте автоматическую задачу при отказе: для проверки качества и/или попытке вернуть клиента «отказника».

Настройте задачу для повторной продажи: когда написать или позвонить.
Нет времени разбираться в тонкостях?
Получите бесплатную консультацию по внедрению CRM
Нажмите сюда!
Автоматизируйте уведомления клиентам

Настройте отправку SMS или письма от менеджера при первичном обращении клиента.

При необходимости настройте отправку SMS или письма на ключевых этапах: счёт, доставка и другие.

Настройте запросы NPS и отзыва от клиента при успешной сделке.

Автоматизируйте маркетинг и рекламу

Настройте рекламные кампании на этапах, где клиента требуется подогреть клиента в социальных сетях, Яндекс.Директ, myTarget.

Подключите сервисы email-рассылок, настройте цепочки рассылок (например, приветственную серию), триггерные письма (например, от менеджера после встречи) и сегментируйте базу в зависимости от статуса клиента (например, новый / постоянный / ушедший).

Интегрируйте CRM с необходимыми программами и автоматизируйте профильные процессы

Настройте документооборот компании.

Настройте платёжные системы.

Настройте сервисы бронирования туров.

Настройте сервисы записи клиента на занятия, тренировки.

Настройте прочие интеграции согласно бизнес-процессу и требованиям компании.
4 этап

Настройте аналитику и отчёты

Настройте сбор и анализ источников заявок

При поступлении новой заявки автоматически или вручную указывается источник через обязательное поле или тег.

Вместе с заявкой с сайта передаются UTM метки, гео-локация и Client ID.

Вместе с заявкой по звонку передаются метки колл-трекинга с рекламным источником.

Настроена автоматическая передача данных в Яндекс Метрику.

Подключена сквозная аналитика.

Настройте индивидуальные отчёты и панели мониторинга

Создавайте отчёты по всем полям в CRM, включая пользовательские.

Следите за эффективностью сотрудников в режиме реального времени – удобный визуальный отчёт по каждому отдельно или
по всей команде доступен в любой момент.

Прогнозируйте выручку исходя из количества сделок и их плановой стоимости.

Анализируйте, какой рекламный или маркетинговый канал приносит платящих клиентов, а не просто заявки.
5 этап

Обучение сотрудников

Создайте инструкции и регламент обучения сотрудников

Опишите все карточки: контакта, организации и сделки. Объясните, какая информация заполняется в каждое из полей и откуда она берётся.

Опишите, когда карточки создаются автоматически, а когда их нужно внести вручную.

Опишите все способы получения заявок, их различия и где в карточке написан запрос клиента.

Опишите все этапы воронок и условия перехода сделки на новый этап.

Создайте инструкции по работе с каждым подключённым сервисом: телефонией, почтой, документооборотом и т.д. Опишите процессы: что создаётся автоматически, что вручную.

Создайте видео-инструкцию для каждого из этапов.

Объясните удобство системы, покажите пользу для каждого из сотрудника – сокращение рутинных задач, лёгкий доступ к информации, прозрачность процессов.

Проведите аттестацию сотрудников по итогам обучения.

Обучите руководителей контролировать сотрудников

Какие отчёты есть и как их посмотреть.

Как создать новые отчёты по разным параметрам.

Как оценить эффективность каждого из сотрудников или эффективность каждого из каналов заявок.

Убедитесь, что руководителям удобно использовать систему для работы и своевременной корректировки процессов.

Создайте систему обучения новых сотрудников

Используйте уже готовые материалы для обучения персонала.

Дорабатывайте их для упрощения онбоардинга, соответствия документации и реального положения дел.
Скачайте чек-лист в формате .pdf по этой ссылке

Если появятся вопросы – мы бесплатно проконсультируем вас по внедрению
или дополнительным настройкам CRM.


Сделайте шаг к удобной и прозрачной системе продаж

Не хотите ждать ответа? Напишите нам на прямую в мессенджеры
вотс ап
телеграм